25 avril 2019

TPE-PME – 4 indicateurs à surveiller même quand tout va bien !

Michel et Jean, deux amis déjeunent ensemble. Jean créateur il y a 4 ans d’une entreprise spécialisée dans l’isolation est un entrepreneur heureux. Il vient de recruter son 6e salarié, un apprenti et de confirmer le poste de sa secrétaire-comptable en CDI temps plein. Michel est content pour lui mais ce spécialiste des TPE, bénévole de l’association Soutien Entrepreneur, l’alerte sur les 4 indicateurs à surveiller même quand tout va bien.

Conseil N°1 : mettre en place un suivi rigoureux de la trésorerie

Michel : sais-tu que des entreprises arrêtent leurs activités avec un carnet de commande plein ? à cause de factures faites en retard, de délais de paiement importants des clients, des impayés … tout cela est à suivre dans un tableau de bord tenu à jour quotidiennement par ton assistante et supervisé par toi …
Jean : mais je pensais que mon expert-comptable suivait mon entreprise …
M. : non, pas au quotidien, et non, pas en anticipation. Sa fonction est de faire un bilan des années passées … c’est une fonction « rétroviseur » et non une fonction « pleins phares » éclairant les 6 prochains mois !
J. : … tu me fais peur. Peux-tu passer rapidement pour mettre en place un tel tableau de bord ?
M. : d’accord.

Conseil N°2 : gérer et diversifier son portefeuille client

M. : Autre point : ton portefeuille clients ? est-il concentré sur quelques gros donneurs d’ordre ? diversifié ?
J. : c’est varié comme clientèle. Mais c’est vrai que je suis heureux d’avoir deux gros clients fidèles qui me font plus de la moitié du CA …
J. : tu fais la grimace, j’ai du boulot et je fidélise, et ça ne va pas ?
M. : non, c’est super … mais garde en tête que c’est un risque : la perte d’un client qui fait 25 % de ton CA peut rapidement mettre ton équipe en sous-charge de travail et peser sur ta trésorerie, bref, faire prendre un risque à ta boite …
J. : mais que faire ? – Michel : avoir ce risque en tête, anticiper en diversifiant ta clientèle (recruter sans cesse de nouveaux clients), fidéliser.

Conseil N°3 : gérer la ressource humaine et les compétences ! fidéliser les « hommes-clés »

M. : parlons de ton équipe, tu as des salariés compétents ? des jeunes et des anciens ?
J. : j’ai plutôt une bonne équipe, avec un chef d’équipe de 50 ans : une perle rare ; compétent sérieux, attentif à la gestion des stocks de matériaux … pour le reste de l’équipe, ça va si ce n’est un compagnon perturbateur et pas très efficace … je pense d’ailleurs à m’en séparer.
M. : donc, tu as ce qu’on appelle « un homme-clé » sur lequel repose une part importante de la qualité de ta production …. Fais très attention à lui, valorises-le (associe-le à certaines décisions, aux recrutements), fais-le progresser encore par des formations, fais en sorte que sa rémunération (fixe, primes, avantages …) récompense ses efforts. Pour l’autre personne, fais-la partir … l’expérience montre qu’attendre est toujours une mauvaise solution. Cependant, fais-toi conseiller pour la procédure de licenciement et tente un départ négocié. Rien de pire que les prud’hommes pour une petite entreprise !br>
J. : et bien … je n’ai plus faim …je vais repartir démoralisé !
M. : non pas du tout. Toutes ces actions ont pour objectif de consolider ta réussite. Une entreprise, c’est une « personne morale » fragile … prends soin d’elle … et de toi.

Conseil N°4 : gérer son temps et apprendre à déléguer

M. : un dernier point « pour la route » : comment gères-tu ton temps ? A quand remontent tes dernières vacances ?
J. : tu sais ce que c’est, je n’arrête pas … je commence un truc et je suis toujours dérangé, à la fin de la journée je suis épuisé avec l’impression désagréable de n’avoir pas fait grand-chose … enfin rien de ce que j’avais prévu. Les vacances, bof ; ma femme et les filles sont parties seules l’été dernier … de toute façon, si je suis avec elles, je pense toujours à la boite et je travaille sur l’ordi et le téléphone … comment veux-tu faire autrement ?
M. :faire confiance, déléguer, contrôler : les maîtres mots du management ! fais la liste des tâches que tu peux déléguer : à ton chef de chantier en production, à ton assistante en administratif, à des ressources externes (communication, réseaux sociaux, …). Ensuite, réserves-toi des moments (pourquoi pas seul chez toi ?) pour effectuer des travaux qui nécessitent de la concentration et du calme (proposition commerciale complexe, courriers, réflexion sur un plan de développement etc.). Apprends à ton équipe à se passer de toi quelques heures. Discerne bien ce qui est IMPORTANT et ce qui est URGENT. N’hésite pas à faire des courtes sessions de formation : ce sont des points de « respiration » et d’échanges essentiels. Pour les vacances en famille, c’est évidemment obligatoire (avec des WE) : débrouilles-toi en mettant en pratique ce que je viens de développer … tu auras ma synthèse en ligne sur le site internet de SoutienEntrepereneur! Bon courage.